difference between invoice and voucher in tally

What is an invoice in Hindi

चालान एक दस्तावेज है, जो विक्रेता द्वारा ग्राहक को भेजा जाता है, जो उत्पादों या सेवाओं के लिए भुगतान का अनुरोध करता है। बिल के समान, यह सूचीबद्ध करता है कि कौन से सामान या सेवाएं प्रदान की गईं, उनकी लागत कितनी है, और विक्रेता किस प्रकार के भुगतान स्वीकार करता है। इनवॉइस आमतौर पर एक ग्राहक को उनके सामान या सेवाओं को प्राप्त करने के बाद जारी किए जाते हैं, लेकिन भुगतान प्राप्त होने से पहले। इस कारण से, वे उन कंपनियों के बीच विशेष रूप से आम हैं जो बड़ी मात्रा में बेचते हैं, जैसे कि निर्माता या थोक व्यापारी, और फ्रीलांस श्रमिकों के बीच जो सामान के बजाय सेवाएं प्रदान करते हैं, जैसे कि लेखक या ग्राफिक डिजाइनर। हालांकि, कोई भी व्यवसाय, चाहे वे कुछ भी बेचते हों, इनवॉइस का उपयोग कर सकते हैं जब उन्हें बिक्री के बाद ग्राहकों को बिल करने की आवश्यकता होती है।

परंपरागत रूप से, चालान मुद्रित किए जाते हैं और ग्राहक को मेल या फैक्स के माध्यम से भेजे जाते हैं, लेकिन उन्हें इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी भेजा जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक चालान (जिसे ई-चालान भी कहा जाता है) ई-कॉमर्स व्यवसायों के लिए लगभग निश्चित रूप से सबसे अच्छा विकल्प है क्योंकि वस्तुतः आपके सभी व्यवसाय पहले से ही ऑनलाइन संचालित होते हैं। एक प्रभावी ऑनलाइन चालान प्रबंधन मंच ई-कॉमर्स और पारंपरिक व्यवसायों दोनों के लिए संपूर्ण चालान प्रक्रिया को सरल और तेज कर सकता है। चाहे लिखित हो या इलेक्ट्रॉनिक, आपको अपने चालानों पर पूरा ध्यान देना चाहिए, क्योंकि वे यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि आपको अपनी सेवाओं के लिए तुरंत और सही भुगतान किया गया है।

How to write an invoice in Hindi

चालान लिखना वास्तव में काफी सरल है, लेकिन कुछ महत्वपूर्ण तत्व हैं जिन्हें आपको अपने द्वारा बनाए गए प्रत्येक चालान के साथ शामिल करना होगा। ये तत्व चालान और रसीद के बीच सबसे बड़े अंतरों में से एक हैं; चालान में आमतौर पर रसीद की तुलना में लेनदेन और इसकी शर्तों के बारे में अधिक जानकारी होती है। इन वस्तुओं में शामिल हैं:

• आपके व्यवसाय का नाम, लोगो और संपर्क जानकारी;
• ग्राहक का नाम और संपर्क जानकारी;
• एक अद्वितीय चालान संख्या;
• चालान बनाने की तिथि;
• भुगतान की तारीख और भुगतान की कोई अन्य शर्तें;
• भुगतान के सभी स्वीकार्य रूप;
• कीमत और मात्रा सहित सभी खरीदी गई वस्तुओं और सेवाओं का विस्तृत विवरण;
• किसी भी कर और शुल्क सहित कुल बकाया राशि।

 What is a receipt in Hindi

जबकि चालान भुगतान का अनुरोध है, रसीद भुगतान का प्रमाण है। यह एक दस्तावेज है जो पुष्टि करता है कि एक ग्राहक को वह सामान या सेवाएं मिलीं जिसके लिए उन्होंने एक व्यवसाय का भुगतान किया था - या, इसके विपरीत, कि व्यवसाय को ग्राहक को बेची गई वस्तुओं या सेवाओं के लिए उचित रूप से मुआवजा दिया गया था। हालांकि व्यवसायों को सभी लेन-देन के लिए रसीद प्रदान करने की कानूनी रूप से आवश्यकता नहीं होती है, फिर भी ग्राहक को खरीदारी करने के बाद रसीदें हमेशा दी जाती हैं, जिससे वे पारंपरिक और ई-कॉमर्स दोनों व्यवसायों में आम हो जाते हैं।

रसीदें ग्राहक को भौतिक रूप से या इलेक्ट्रॉनिक रूप से दी जा सकती हैं। ईंट और मोर्टार व्यवसायों में, वे आम तौर पर मुद्रित या मौके पर लिखे जाते हैं, हालांकि कुछ ईमेल के माध्यम से भेजे गए इलेक्ट्रॉनिक रसीद भी प्रदान करते हैं। कई ई-कॉमर्स व्यवसाय ग्राहक द्वारा खरीदारी करने के तुरंत बाद ईमेल रसीदें भेजते हैं, हालांकि कुछ उत्पादों को डिलीवरी के लिए भेजते समय इसे भौतिक रूप से मेल करना चुन सकते हैं। लगभग 70% अमेरिकी कागजी रसीदें पसंद करते हैं, इसलिए यहां तक ​​कि पूरी तरह से ऑनलाइन काम करने वाले व्यवसायों को भी उत्पादों को वितरित करते समय उन्हें बाहर भेजने पर विचार करना चाहिए।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप उन्हें कैसे देना चुनते हैं, रसीदें ग्राहकों और व्यवसायों दोनों के लिए एक महत्वपूर्ण सबूत-खरीदारी दस्तावेज हैं। यदि ग्राहकों को किसी उत्पाद के साथ कोई समस्या है या वे इसे वापस करना या विनिमय करना चाहते हैं, तो आपको रसीदों की आवश्यकता है, और आपको यह सत्यापित करने में सक्षम होना चाहिए कि ग्राहक के दावे सही हैं। ग्राहक के आदेशों और प्राप्तियों का ट्रैक रखना मुश्किल हो सकता है, खासकर यदि ग्राहक कुछ वापस करना या विनिमय करना चाहता है; एक उच्च-गुणवत्ता वाला ऑर्डर प्रबंधन सिस्टम ऑर्डर को ट्रैक करना, सटीक रसीदें भेजना और लेन-देन के बाद सहायता की आवश्यकता वाले ग्राहकों की सहायता करना बहुत आसान बना सकता है।

How to write a receipt 

रसीद बनाना चालान बनाने की तुलना में और भी सरल है, क्योंकि वे बहुत कम विस्तृत होते हैं। हालाँकि, उनमें अभी भी लेन-देन के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी होती है। उन्हें एक विशिष्ट पहचान संख्या या ग्राहक जानकारी की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपके द्वारा जारी की जाने वाली प्रत्येक रसीद में शामिल होना चाहिए:

• आपके व्यवसाय का नाम, लोगो और संपर्क जानकारी;
• बिक्री की तारीख;
• बेचे गए उत्पादों और सेवाओं की एक मदबद्ध सूची;
• बेचे गए प्रत्येक उत्पाद और सेवा की कीमत;
• कोई छूट या कूपन;
• भुगतान की गई कुल राशि, जिसमें कोई बिक्री कर या शुल्क शामिल है।