What is audit trail in tally ERP 9 Hindi

एक ऑडिट ट्रेल, अपने सबसे बुनियादी रूप में, वित्तीय लेनदेन का एक रिकॉर्ड है। हालाँकि, ऑडिट ट्रेल केवल एक रिकॉर्ड नहीं है: यह क्रम में सूचीबद्ध है, चरण-दर-चरण, और लेनदेन के इतिहास के प्रमाण के रूप में कार्य करता है, रिकॉर्डिंग से लेकर सभी परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए जो हो सकता है। उनका उपयोग विभिन्न प्रकार के लेनदेन पर नज़र रखने और सत्यापित करने के लिए किया जा सकता है। 

Types of audit trail in tally ERP 9

विभिन्न उद्योगों में, ऑडिट ट्रेल्स के लिए रिकॉर्ड बनाए रखने के विभिन्न तरीके हैं। वित्तीय क्षेत्र में, प्रत्येक लेन-देन का रिकॉर्ड, चाहे वह आय हो या व्यय, भुगतान किए गए कर, प्राप्त छूट, को सावधानीपूर्वक नोट किया जाता है ताकि नीचे की रेखा में दर्शाए गए आंकड़े को सत्यापित किया जा सके। यह आपकी सभी रसीदों को रखने जितना आसान है ताकि आप यह साबित कर सकें कि आपने उत्पाद के लिए भुगतान किया है। सूचना प्रौद्योगिकी क्षेत्र में, कंप्यूटर डेटा के लॉग, यहां तक ​​कि कीस्ट्रोक, आईपी पते, और देखी गई साइटों के नाम संग्रहीत किए जाते हैं ताकि अनुपालन उल्लंघनों की जांच के लिए एक निशान बनाए रखा जा सके।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि पुस्तकों को सही ढंग से बनाए रखा गया है, कंपनी द्वारा ही ऑडिट आंतरिक रूप से किया जा सकता है। वे कुछ भी गलत खोजने के लिए रिकॉर्ड के माध्यम से जाने के लिए एक बाहरी लेखा परीक्षक ला सकते हैं। ऑडिटर आमतौर पर कंपनी की स्थिति के बारे में अपने स्वयं के विश्लेषण और सुझावों के साथ एक रिपोर्ट भी प्रदान करता है। एक सरकारी ऑडिट भी होता है जहां सरकारें फंड के कुप्रबंधन या कर चोरी की जांच के लिए कंपनी के रिकॉर्ड की जांच कर सकती हैं।

यही कारण है कि एक ऑडिट ट्रेल मददगार है। खातों की पुस्तकों में दर्ज किए गए लेन-देन से लेकर परिवर्तन, विलोपन आदि जैसे सभी परिवर्तनों तक सभी घटनाओं का पता लगाना उपयोगी है।

audit trail in tally erp 9

लेन-देन के बारे में व्यापक जानकारी प्रदान करने के लिए ऑडिट ट्रेल्स में कुछ प्रमुख विवरण होने चाहिए। उद्यम स्तर पर इन विवरणों को प्राप्त करने के लिए, हालांकि, एक निश्चित ऑडिट ट्रेल फ्रेमवर्क स्थापित किया जाना चाहिए। कंपनी के खातों और रिकॉर्ड तक की गई हर पहुंच को ट्रैक किया जाना चाहिए। किसी भी जानकारी में किए गए प्रत्येक संपादन को उस व्यक्ति के नाम के साथ दर्ज किया जाना चाहिए जिसने इसे किया था और यह किस समय किया गया था। यदि कोई जानकारी हटाई गई है, तो उसे भी दर्ज किया जाना चाहिए।

 ऑडिट ट्रेल के हिस्से के रूप में ट्रैक करने के लिए प्रमुख वित्तीय विवरण निम्नलिखित हैं:

• लेन-देन में शामिल कोई भी परिवर्तन
• वह व्यक्ति जिसने लेन-देन में भाग लिया
• जिस समय लेन-देन हुआ था
• वह समय जब संशोधन या संपादन हुआ

Example of audit trail in tally ERP 9

लेखा सॉफ्टवेयर ऑडिट ट्रेल्स के लिए आदर्श उदाहरण प्रदान करता है। एक बार जब आप सॉफ़्टवेयर में लेन-देन दर्ज करते हैं, तो सॉफ़्टवेयर उसका रिकॉर्ड बनाए रखेगा। विवरण में किए गए किसी भी अन्य संपादन, जैसे कि राशि में परिवर्तन या नाम में परिवर्तन, जिसके लिए प्रविष्टि की गई है, को भी सॉफ़्टवेयर द्वारा उस उपयोगकर्ता के साथ ट्रैक किया जाएगा जिसने परिवर्तन किया था और वह समय बदला गया था। यहां तक ​​कि अगर कुछ लेन-देन को हटाया जाना था, तो सॉफ्टवेयर उसे भी ट्रैक करेगा और मूल प्रविष्टि के बाद से सब कुछ का रिकॉर्ड रखेगा।

इसका मतलब है कि प्रत्येक लेनदेन को उसके प्रवेश से लेकर उसके विलोपन तक की जाँच की जा सकती है। यह किसी के भी कपटपूर्ण परिवर्तन करने की संभावना को समाप्त करता है जिसका पता नहीं लगाया जा सकता है और व्यापार मालिकों पर तनाव कम करता है

purpose of an audit trail ERP 9

एक कंपनी या उसके कर्मचारी जो कुछ भी करते हैं उसका दस्तावेजीकरण करने का मुख्य कारण एक रिकॉर्ड होना है जिसे जरूरत पड़ने पर फिर से देखा जा सकता है। किसी भी विसंगति के मामले में, आपके पास एक ऐसा मार्ग है जो त्रुटिपूर्ण या कपटपूर्ण लेन-देन का कारण बन सकता है जो विसंगति पैदा कर रहा है। निशान मूल रूप से यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि डेटा में कोई अंतराल नहीं है जो एक अंधे स्थान का कारण बन सकता है, जिससे त्रुटि का कारण निर्धारित करना असंभव हो जाता है। यह कंपनी को बाहरी उल्लंघनों और हस्तक्षेप का पता लगाने में भी सक्षम बनाता है। अधिसूचित कंपनियों के लिए आज्ञाकारी बने रहना भी एक अनिवार्य आवश्यकता है।

ऑडिट ट्रेल के क्या लाभ हैं?

Accountability 

एक मजबूत ऑडिट ट्रेल होने के कई आंतरिक और बाहरी लाभ हैं। यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई जो व्यापार लेनदेन में शामिल है, उनके कार्यों का विवरण दर्ज किया जा रहा है। यह एक ऐसे उपयोगकर्ता को पकड़ने का एक स्पष्ट रास्ता तैयार करता है जिसने धोखाधड़ी या गलत लेनदेन किया हो।

Intrusion detection

यदि कोई व्यक्ति किसी निश्चित गतिविधि को करने के लिए अधिकृत नहीं है, तो उसे भी रिकॉर्ड किया जाएगा। यह पता लगाने में मदद करेगा कि एक अवांछित इकाई के पास उस जानकारी तक पहुंच है जो उन्हें नहीं करनी चाहिए और सुरक्षा को मजबूत करने में मदद करेगी।

Foolproof

यह साबित करने का भी फायदा है कि कंपनी की किताबें साफ और स्वस्थ स्थिति में हैं जो कंपनी के मूल्यांकन के साथ-साथ ऋण के माध्यम से या पूंजी जुटाकर धन पैदा करने में बड़ा बढ़ावा देती हैं।

Staying compliant

देश के कानूनों के साथ-साथ आंतरिक नीतियों के अनुपालन में रहने का स्पष्ट लाभ है।

audit trail in tally erp 9 Release 2.1

नवीनतम रिलीज 'टैलीप्राइम एडिट लॉग रिलीज 2.1' को एडिट लॉग फीचर के साथ बढ़ाया गया है जो कॉरपोरेट मामलों के मंत्रालय (एमसीए) द्वारा जारी संशोधन को पूरा करता है। टैलीप्राइम एडिट लॉग रिलीज की विशेषताएं निम्नलिखित हैं:

मास्टर्स और हर लेन-देन के लिए संपादन ट्रैक करें

इस तरह के परिवर्तन (संपादन) किए जाने पर दिनांक विवरण और उपयोगकर्ता नाम कैप्चर करें

संशोधित किए गए संस्करण के तत्वों को दिखाने के लिए अंतर रिपोर्ट

संपादित लेनदेन को फ़िल्टर करने के लिए रिपोर्ट को बढ़ाया जाता है

यह सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि 'एडिट ट्रेल को अक्षम नहीं किया जा सकता' के एमसीए दिशानिर्देशों को पूरा करने के लिए संपादन लॉग सुविधा हर समय सक्षम होगी।