how to record purchase entry in tally

 जब कोई कंपनी क्रेडिट या नकद पर सामान खरीदती है, तो कंपनी के सभी खरीद लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए खरीद वाउचर का उपयोग किया जाता है।

Gateway of Tally > Accounting Vouchers पर जाएँ।

F9 पर क्लिक करें: बटन बार पर खरीदारी करें या F9 दबाएं।

उदाहरण के लिए, यदि आप आपूर्तिकर्ता ए से रुपये के मूल्य के लिए सामान खरीद रहे हैं। 10000/-

डेबिट खरीद खाता।

क्रेडिट पार्टी खाता।

record purchase entry in tally

इनवॉइस मोड में खरीदारी प्रविष्टि पास करने के लिए, आपको F11 में इनवॉइसिंग सक्षम करें विकल्प को सक्षम करने की आवश्यकता है: सुविधाएँ (F1: लेखा या F2: इन्वेंटरी सुविधाएँ)।

चालान मोड दो प्रकार का होता है, अर्थात्:

• एक खाता चालान

• एक आइटम चालान

खाता चालान: यदि आप खाता चालान पास कर रहे हैं तो आप सीधे लेजर खाते का चयन/डेबिट करेंगे। यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब कोई सेवा बिल दर्ज किया जाता है और इसमें इन्वेंट्री शामिल नहीं होती है।

Account Invoice

XYZ कूरियर से प्राप्त सेवा के लिए एक खरीद चालान पास करें।

आइटम चालान: आप पहले इन्वेंटरी का चयन करेंगे और फिर उसे संबंधित लेजर खाते में आवंटित करेंगे। यह खाते की किताबों में सभी इन्वेंटरी आंदोलनों को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोगी है।

आइटम ए की खरीद के खिलाफ एक खरीद चालान पास करें - 100 नंबर @ रु। 10/= एलएमएन एंड कंपनी से प्रति मात्रा।

Configuring an Invoice For record purchase entry in tally

खरीद चालान बनाने से पहले, आप F12 कॉन्फ़िगरेशन से अपना I nvoice कॉन्फ़िगरेशन सेट कर सकते हैं:

Gateway of Tally > Accounting Vouchers > F9: Purchases (As Invoice)

F12 कॉन्फ़िगर करें चुनें।

आवश्यकतानुसार विकल्प सेट करें।

Purchase Invoice Configuration

1. अनुपूरक विवरण स्वीकार करें: प्रेषण विवरण निर्दिष्ट करने के लिए इस विकल्प को हाँ पर सेट करें। यदि यह विकल्प नहीं पर सेट है, तो पार्टी का प्रिंट डिफ़ॉल्ट नाम और पता कॉन्फ़िगर करने के लिए सक्षम हो जाएगा। यहां यह लेज़र में मौजूद डिफ़ॉल्ट नाम और पते को कैप्चर करता है।

2. अलग-अलग क्रेता और परेषिती नामों की अनुमति दें : जो ग्राहक कंसाइनमेंट व्यवसाय में हैं और इनवॉइस पर कंसाइनी विवरण रखना चाहते हैं, उन्हें इस विकल्प को हां पर सेट करना होगा।

3. आइटम आवंटन के लिए सामान्य लेजर ए/सी का उपयोग करें: यदि आप इनवॉइस में एक ही खरीद लेजर में सभी आइटम आवंटित करना चाहते हैं, तो आपको तेजी से डेटा प्रविष्टि के लिए इस विकल्प को हां पर सेट करने की आवश्यकता है।

4. लेखांकन आवंटन के लिए व्यय/स्थिर संपत्तियों की अनुमति दें: यदि आप खरीद प्रविष्टि रिकॉर्ड करते समय व्यय या अचल संपत्ति लेजर का उपयोग करना चाहते हैं, तो इस विकल्प को हां पर सेट करें।

5. बिल आवंटन के लिए डिफॉल्ट का उपयोग करें: इस विकल्प को हां पर सेट करने से वाउचर टाइप मास्टर में आरोही क्रम में परिभाषित बिल नंबर स्वचालित रूप से आवंटित हो जाएंगे।

6. आइटम के नाम के लिए अतिरिक्त विवरण का उपयोग करें: यदि आप प्रविष्टि के दौरान आइटम के लिए कोई अतिरिक्त विवरण निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो इस विकल्प को सक्षम करना होगा।

7. लेजर नाम के लिए अतिरिक्त विवरण का उपयोग करें: यदि आप प्रविष्टि के दौरान लेजर के लिए कोई अतिरिक्त विवरण निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो इस विकल्प को सक्षम करना होगा।

8. समान दरों के साथ स्टॉक आइटम समेकित करें: यदि आप इनवॉइस में समान दरों वाले स्टॉक आइटम को समेकित करना चाहते हैं, तो इस विकल्प को हाँ पर सेट करें।

9. दर के आधार पर आइटम की कंपाउंड यूनिट दिखाएं: इस विकल्प को सक्षम करके, आपको दर प्रति कॉलम में प्रदान की गई इकाई के आधार पर आइटम की कंपाउंड यूनिट दिखाने की अनुमति होगी। ज्यादा जानकारी के लिए यहां क्लिक करें ।

10. कंपाउंड यूनिट का पूरा विवरण दिखाएं: इस विकल्प को सक्षम करने से क्वांटिटी फील्ड में कंपाउंड यूनिट का पूरा विवरण प्रदर्शित होगा। ज्यादा जानकारी के लिए यहां क्लिक करें ।

11. प्रिंट से पहले प्रत्येक चेक की पुष्टि करें: जब आप इस विकल्प को हां पर सेट करते हैं, तो लेनदेन के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक चेक के प्रिंट होने से पहले एक कन्फर्मेशन स्क्रीन दिखाई देगी।

12. बैंक आवंटन के लिए डिफ़ॉल्ट का उपयोग करें: इस विकल्प को हां पर सेट करने से, बैंक आवंटन में डिफ़ॉल्ट आवंटन होगा, जिसमें लेनदेन प्रकार चेक, वाउचर तिथि लिखत तिथि के रूप में है। यदि यह परिभाषित नहीं है तो चेक रेंज और चेक नंबर खाली हो जाएगा।

13. ऑटो चेक नंबरिंग का उपयोग करें: बैंक आवंटन में चेक नंबर स्वचालित रूप से लाने के लिए, इस विकल्प को हां पर सेट करें। बैंक लेज़र के लिए परिभाषित प्रथम चेक रेंज को डिफॉल्ट के रूप में लिया जाएगा।

14. चेक रेंज के चयन की अनुमति दें: इस विकल्प को हां पर सेट करने से आप बैंक के लिए परिभाषित किसी भी चेक रेंज का चयन कर सकते हैं।

15. बैंक आवंटन विवरण में टिप्पणियां दिखाएं: एक नया फ़ील्ड - रिमार्क्स, बैंक आवंटन स्क्रीन में दिखाई देगा जहां आप अपनी टिप्पणी दर्ज कर सकते हैं, जब यह विकल्प हां पर सेट हो।

16. आयातक के विकल्प : यह आयात लेनदेन के लिए उपयोगी है।

17. ग्राहक के साथ प्राप्त टर्नओवर दिखाएं: यह विकल्प प्रविष्टि के दौरान टर्नओवर विवरण देखने में मदद करेगा।

18. प्रविष्टि के दौरान सभी क्षेत्रों में संशोधन की अनुमति दें: चालान में दिखाई देने वाली डिफ़ॉल्ट ऑर्डर/डिलीवरी नोट प्रविष्टियां चालान प्रविष्टि के दौरान बदली जा सकती हैं। सभी क्षेत्रों में संशोधन की अनुमति देने के लिए इस विकल्प को हाँ पर सेट करें।

19. नेगेटिव स्टॉक बैलेंस पर चेतावनी: टैली.ईआरपी 9 मात्रा विवरण के साथ एक चेतावनी संदेश नेगेटिव स्टॉक प्रदर्शित करेगा। फिर आप जांच सकते हैं कि किस मद में नकारात्मक स्टॉक बैलेंस है।

20. बैचों के लिए ऑनर एक्सपायरी डेट्स का उपयोग: आप इस विकल्प को कॉन्फ़िगर करके प्रविष्टि के दौरान चयन के लिए एक्सपायर्ड स्टॉक के उपयोग को प्रतिबंधित या अनुमति दे सकते हैं।

21. शून्य मात्रा के साथ बैच दिखाएं: इसे हाँ पर सेट करने पर शून्य मात्रा वाले बैच प्रवेश के दौरान चयन के लिए उपलब्ध होंगे।

22. वर्तमान उप-कुल पर कर की गणना करें: यदि अतिरिक्त व्यय पर विचार करने के बाद कर की गणना करने की आवश्यकता है तो यह विकल्प सक्षम होना चाहिए।

Special Keys on the Button Bar

जब आप किसी आइटम इनवॉइस को इनवॉइस मोड में पास कर रहे हैं, तो बटन बार में निम्न विकल्प उपलब्ध होंगे।

Alt+I – खाता चालान – आप बटन बार पर इस विकल्प पर क्लिक करके या Alt+I या इसके विपरीत दबाकर, आइटम चालान और खाता चालान के बीच टॉगल कर सकते हैं।

Ctrl + V - वाउचर के रूप में - आप बटन बार पर इस विकल्प पर क्लिक करके या Ctrl + V या इसके विपरीत दबाकर चालान मोड और वाउचर मोड के बीच टॉगल कर सकते हैं।

वाउचर नरेशन फील्ड के लिए विशेष कुंजी

● ALT+R: वाउचर में पहले लेज़र के लिए सहेजे गए अंतिम कथन को याद करता है, वाउचर प्रकार के बावजूद।

CTRL+R: एक विशिष्ट वाउचर प्रकार के लिए सहेजे गए अंतिम कथन को याद करता है, चाहे लेज़र कुछ भी हो।